Usability Tests – Digitale Antragsplattform für die Freisitzanmeldung in Leipzig

Autorinnen: Lena Elisa Penzlin, Sasha Becker

Die Stadt Leipzig arbeitet im Rahmen von ID-Ideal an einer Lösung, mit der Bürgerinnen und Bürger digitale Identitäten und kommunale Nachweise einfach, sicher und selbstbestimmt in einer digitalen Brieftasche (Wallet) speichern, verwalten und in Folgeprozessen wiederverwenden können. Im Projekt wird das Zusammenspiel von digitalen Nachweisen als verifizierbare Credentials mittels Wallet und ihre Anschlussfähigkeit an kommunale Fachverfahren erprobt. Unter Einbezug von Nutzenden werden die neuartigen Verfahren in mehreren Anwendungsfällen hinsichtlich der Usability (Nutzerfreundlichkeit) getestet und ausgewertet.

Im August 2024 wurde ein entwickelter Pilot zur Beantragung eines Freisitzes im Rahmen der Sondernutzungserlaubnis für gastronomische Zwecke in Leipzig getestet. Mit der Beantragung erhalten Gastronom*innen einen digitalen Nachweis, der bei einer Vorortkontrolle durch das Ordnungsamt für Prüfungszwecke verwendet wird. Die Sachbearbeiter*innen können die Anträge über die Plattform bearbeiten sowie ämterübergreifend Stellungnahmen anfordern und abgeben.

An den Usability Tests haben zehn Testpersonen in zwei Testgruppen teilgenommen – in der Rolle der Antragsteller*innen und in der Rolle der Sachbearbeiter*innen. In der Testgruppe der Sachbearbeiter*innen haben drei Personen bereits einen Freisitzantrag bearbeitet und konnten somit den tatsächlichen Prozess mit der Anwendung vergleichen. Die übrigen Testpersonen hatten keine Vorkenntnisse zur Freisitzantragstellung und -bearbeitung. Die Alterspanne der Testpersonen war mit 21 bis 59 Jahre recht breit. Alle Teilnehmenden waren gegenüber digitalen Angeboten allgemein aufgeschlossen und positiv eingestellt. In Bezug auf ihre Computer-Fertigkeiten schätzten sie sich als Fortgeschrittene oder Expert*innen ein. Eine Teilnehmende in der Gruppe der Antragsteller*innen war jedoch keine Smartphone-Nutzerin. Die Tests dauerten zwischen 12 und 60 Minuten. Dementsprechend war der Umfang der Rückmeldungen unter den Teilnehmenden teilweise sehr unterschiedlich.

Insgesamt waren die Rückmeldungen zur Bedienbarkeit der digitalen Antragsplattform in beiden Testgruppen überwiegend positiv. Die Testpersonen empfanden die Anwendung als intuitiv bedienbar, nachvollziehbar und sinnvoll strukturiert. So meinte beispielsweise eine Person: „Die Website war einfach zu bedienen und immer sehr übersichtlich. Die Kontrolle geht sehr schnell, da ich nur einen QR-Code scannen musste und die Daten automatisch übertragen wurden“. Beide Gruppen gaben zudem wertvolle Rückmeldungen zu den von Ihnen zu testenden Abläufen und deren Nutzerfreundlichkeit.

Die Aufgabe der Testpersonen in der Gruppe der Antragsteller*innen bestand darin, in die Rolle einer Gastronomin bzw. eines Gastronomen zu schlüpfen. In dieser Rolle haben sie über die digitale Testantragsplattform die verschiedenen Schritte vom Freisitzantrag bis zur Genehmigung und Überprüfung durchlaufen. Die Testpersonen empfanden alle gestellten Aufgaben als einfach zu lösen. Als Gründe dafür nannten sie insbesondere die einfache Bedienung und Übersichtlichkeit der Anwendung. Außerdem betonten sie, dass sie die digitale Anwendung zeitgemäß finden und der Prozess dadurch vereinfacht werde. Positiv bewertet wurden auch der praktische Nutzen und die Flexibilität, die die Anwendung bietet: „Es ist einfacher, als die Daten, Karten und Unterlagen immer erst suchen zu müssen. Alles ist an einem zentralen Ort und man kann auch digitale Dienste einfacher nutzen und die eigenen Zugänge schnell verifizieren“. Auch zur Wahrnehmung der Datensicherheit der Anwendung wurden die Teilnehmenden befragt. Wie in Abbildung 1 zu sehen, fielen die Einschätzungen der Datensicherheit recht unterschiedlich aus. Teilnehmende, die angaben kein hohes Maß an Datensicherheit wahrgenommen zu haben, nannten als Gründe hierfür vor allem, dass sie darauf beim Testen nicht geachtet haben oder ihnen konkrete Sicherheitsabfragen gefehlt haben. Eine hohe Wahrnehmung der Datensicherheit wurde vor allem mit einem grundlegenden Vertrauen in städtische Anwendungen begründet: „Allgemein ist mein Vertrauen in städtische Anwendungen und Angebote eher groß“. Die Idee einer generellen Nutzung digitaler Nachweise in Wallets von öffentlichen Einrichtungen erhielt unter den Teilnehmenden viel Zuspruch (siehe Abbildung 2). Eine Teilnehmerin sagte während des Tests: „Ich würde alles in Wallets haben wollen.“, ein anderer Teilnehmer bewertete eine Wallet-Nutzung als „schneller und einfacher für jede/n Beteiligte/n“.

Auch die Teilnehmenden in der Testgruppe der Sachbearbeiter*innen bewerteten die Anwendung positiv (siehe Abbildung 3). Alle Teilnehmenden können sich vorstellen, die Anwendung in ihrem Arbeitsalltag zur Bearbeitung von Freisitzanträgen zu nutzen. Im Rahmen des Tests haben sie verschiedene Prozessschritte von der Antragsbearbeitung bis zur Überprüfung ausprobiert. Positiv hoben sie insbesondere hervor, dass die ämterübergreifende Zusammenarbeit durch den Plattform-Charakter der Anwendung vereinfacht werden könnte. Durch die Automatisierung in den Bearbeitungsschritten der Anforderungen von Stellungnahmen durch andere Ämter, der Berechnung von Freisitz-Gebühren und der Gewerbeüberprüfung vor Ort könne der Prozess insgesamt vereinfacht und beschleunigt werden. Die Teilnehmenden gaben im Rahmen der Tests außerdem einige Hinweise, wie die Plattform verbessert werden könnte. Diese betreffen insbesondere das Design, beispielsweise die Positionierung bestimmter Buttons. Es wurde zudem darauf hingewiesen, dass bei einer Implementation der Anwendung die Umgewöhnung der Gastronom*innen an die neue Form der Antragsstellung herausfordernd sein könnte. Dies gilt es im Blick zu behalten.

Insgesamt betonten die Teilnehmenden die Vorteile der Anwendung gegenüber dem bisherigen Prozess: „Die Abforderung der Stellungnahme auf direktem digitalen Weg inkl. Möglichkeit für die entsprechenden Ämter diese entsprechend zu beantworten vereinfacht und beschleunigt die Bearbeitung erheblich, da bisher je Antrag die Stellungnahme via E-Mail mit entsprechenden PDF-Anhängen bzw. ZIP-Anhängen abgefordert wird. Auch die Überprüfung der Freisitzgenehmigung im Außendienst vor Ort ist sowohl für die Gewerbetreibenden als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt einfacher und komfortabler“.

Durch die Usability Tests konnte die Pilot-Plattform zur Freisitzbeantragung erfolgreich hinsichtlich der Zufriedenheit und Akzeptanz potenzieller Nutzer*innen überprüft werden. Die so entstandenen Erkenntnisse werden in die Weiterentwicklung der Anwendung einfließen.